Att driva förening

Att veta när på året ni har viktiga deadlines, mer att göra och återkommande evenemang är viktigt för inte blir övervältrad med saker att göra då ex. tentaplugget är som mest intensivt. Saker att ta reda på är:

• När på året måste vi senast ha deklarera alt. skicka in befrielse från att lämna särskild uppgift?
  • Tips: Kolla på Deklarera för en ideell förening (Skatteverket) och skrolla ned en bit på sidan
• När på året har vi störst/flest arrangemang som kräver planering och arbete?
• När på året brukar vi hålla årsmöten och när måste inbjudan senast gått ut?
  • Tips: I era stadgar står det nyttig information om ert årsmöten och viktiga tider att hålla koll på
• När på året går bra utbildningar för er/era ledare att närvara på?
  • Tips: Kontakta en föreningskonsulent så kan vi hjälpa med att se vad er förenings behöver och ge råd om utbildningar samt ekonomiska stöd.
• När ska LOK-stödsansökningar och kommunbidragsansökningar vara inne och vilken info behövs?
  • Tips: LOK-stödsansökningarna är fasta deadlines och ska vara inne innan 25 feb (för föregåendes höstens aktiviteteter) och 25 aug (för föregående vårs aktiviteter) varje år.

#Success-story

För att giva mer struktur till föreningsarbetet så har Lunds Akademiska Cheerleading Förening hittat ett nytt sätt kring styrelsemöten. Kort och gott: Dagordningen delas upp i rubriker, en som fokuserar på mer rena informationspunkter och uppföljningar och den andra mer kring diskussionspunkter. Till punkterna under den sistnämnda så finns det även en kolumn där man skriver in personen/-erna som är ansvarig/-a för punkten. Se exemel nedan

Punktens namn	Kort beskrivning	Ansvarig
Nästa möte	När har vi nästa möte?	Maja

#Success-story

Rubricera och kategorisera punkterna är något som SAIFs styrelse och gör, plus en ytterligare metod för smidigare styrelsemöten. Det handlar om var man kan hitta underlag för de olika punkterna på dagordningen inför styrelsemöte. Dem inleder alla filnamn för de mötesunderlag med ett identifikations nummer eller LAC (Location area code). Detta gör det tydligt vilket underlag som är för vilka punkter, utan att behöva skriva längre titlar. Se ex. nedan

Informationspunkter

Punkt §21 §22

Ämne Studentidrottsforum Kommunikation

LAC U-18 U-19

Föreningslivet för med sig en del administration och aktiviteter som kräver uppmärksamhet, speciellt inledningsvis. Ett sådant exempel är byte av firmatecknare för banken och hantering av medlemsregister. Det förstnämnda brukar vara en seg process så se till att komma igång med det så fort som det finns något bestämt (se ex. på vad som behövs på Swedbanks sida). För att enkelt kunna administrera föreningen i övrigt så har den tidigare styrelsen mest troligen haft tillgång till diverse system. Ett sådan system som är relevant för att kunna söka ekonomiska bidrag och och LOK-stöd är IdrottOnline, svensk idrotts administrativa system.

Vid styrelsebyte rekommenderar vi att utser en person till huvudadministratör för IdrottOnline, går till https://idrottonline.se/aktiveringsformular/och registrerar nya denne nya person på sida. OBS. ni behöver namn, personnummer och styrelseprotokoll som styrker ändringen.

Varje förening har oftast en värdegrund, mer eller mindre klart formulerad. I föreningens stadgar finns en ändamålsbeskrivning som redogör för vad föreningen ska verka för. I denna beskrivning blir det ofta också tydligt vilka värden som ska vara vägledande för föreningen och dess verksamhet. Ofta underlättar och tydliggör en policy för medlemmar, ledare, förtroendevalda och anställda vad föreningen står för. Varför är detta så viktigt? Fundera på vilka personer som ni lyckas rekrytera i dagsläget. Många föreningar säger att alla är välkommna men stämningen och atmosfären i organisationen kan ha formats omedvetet på ett sådant sätt att alla inte känner sig bekväma. Det är medlemmarna och de ideellt engagerade i föreningen ska ju tillsammans verka för att era värden efterlevs i föreningen och i verksamheten och då bör ni ha en gemensam grund att stå på.

Ett sätt att ta fram en policy kan vara att anordna en studiecirkel i ämnet för ledare och medlemmar i föreningen. Det är av stor vikt att den policy som till slut antas av föreningen är förankrad hos ledarna och medlemmarna. Annars finns risken att medlemmarna inte känner att den överensstämmer med föreningens verksamhet och policyn kommer sannolikt inte ha någon påverkan. En policy kan behandla föreningens syn på exempelvis idrottslig utveckling eller/och föreningens ställningstagande för jämställdhet och mångfald. I policyn kan det framgå vem en medlem kan vända sig till om man upplever att man har blivit diskriminerad eller på annat sätt orättvist behandlad.

Det upplevs i allmänhet som positivt att föreningen tar ett tydligt ställningstagande i olika frågor. För en ny ledare eller en ledare som är ung kan det upplevas som en stor trygghet att föreningen har en tydlig linje i olika frågor som påverkar verksamheten.

#Success-story

Studentidrotten i Luleå (STiL) har skapat en struktur för hur de ska jobba i föreningen. Det återfinns i ett användarvänligt dokument som har information kring vad olika roller/sektioner har för ansvar, hur man intern kommunicerar, vad som förväntas rent praktiskt av dem samt om deras värdegrund. Detta ger en tydlig bild för de som nyligen kliver in i organisationen för att förstå vad som ska, kan och bör göras. Detta skapar också en känsla av att man bidrar till en seriös organisation och ger status till att vara verksam i föreningen för vem vill inte associeras med en framgångsrik organisation.
Vet du vilka förväntningar som finns på dig som styrelseledamot?

Årsmötet är ett möte för alla medlemmar i föreningen och är de högst beslutande organ i föreningen. I de flesta föreningar har varje medlem en röst på årsmötet. Årsmötet beslutar om vilka personer som får förtroendeuppdrag i styrelsen, valberedningen och som revisorer, som du kan läsa mer om i punkt 5 nedan. Styrelsen ska företräda medlemmarna mellan årsmötena. De förvaltar och genomför de beslut som medlemmarna har tagit. Medlemmarna ska på årsmötet ta ställning till huruvida styrelsen från föregående verksamhetsår har gjort ett bra jobb och om de beviljas ansvarsfrihet eller inte.

Hur ett årsmöte ska gå till ska regleras i stadgarna. Stadgarna ska ange hur kallelsen till årsmötet ska skickas ut och när. Vidare ska det i stadgarna beskrivas hur medlemmarna väljer en styrelse, valberedning och revisorer. Det är viktigt att styrelsen och andra representanter för föreningen informerar och kommunicerar med medlemmarna om deras rättigheter och skyldigheter inför ett årsmöte. Medlemmarna ska känna till hur de kan lyfta olika förslag till beslut, så kallade motioner. Vanligtvis måste medlemmarna skicka in sina motioner en viss tid innan årsmötet. Styrelsen ska sedan kommentera och ge förslag till beslut. Motionerna, kommentarerna och förslagen till beslut ska sedan skickas ut till årsmötesdeltagarna i god tid före årsmötet. På årsmötet röstar sedan medlemmarna om motionerna.

#Success-story

Uppsala Akademiska Roddarsällskap försöker att vid deras årsmöten få in några nya styrelsemedlemmar medan några ”gamla rävar” gärna får sitta kvar för att de som suttit ska kunna få lära de nya om arbetet samtidigt som de nya kommer med nya ögon på verksamheten och bidrar till utveckling. Vidare jobbar de även en del med sammanhållningen inom styrelsen och föreningen för att underlätta team-work och för de har de en kommitté ansvarig för det social, ex. att fixa fika till föreningsdagar, anordna event utanför idrotten och välkomna nya medlemmar.

Valberedningen har en central roll i en förening då då deras främsta arbetsuppgift är att ge förslag till nya förtroendevalda. De ger alltså förslag på nya ledamöter till styrelsen och till revisorer och jobbar för att föreningen får en bra sammansatt styrelse. Det är därför bra om de som sitter i valberedningen är aktiva i föreningen, deltar på sammanträden, aktiviteter och andra sammankomster, så de känner till vilka personer och kompetenser som finns.

De ska kontinuerligt studera det som händer i föreningen, hur föreningen utvecklas och om det finns brist på viss kunskap eller erfarenhet. Läsa protokoll från styrelsemöten och kanske delta på styrelsemötena är två lämpliga metoder. Vissa föreningar har diskussionsforum på Internet som kan vara lämpliga för valberedningen att följa. Detta för att vara uppdaterade om vilka samtal som förs i föreningen. Att tala med medlemmar och styrelseledamöter om deras syn på styrelsens förmåga att leda föreningen är en viktig del av valberedningens arbete.

Årsmötet väljer vilka som ska sitta i valberedningen. Hur många ledamöter samt för hur lång mandatperiod de sitter, ska regleras i stadgarna. Utifrån föreningens verksamhet och dess behov ska valberedningen söka efter personer som tillsammans utgör en bra representation av föreningens medlemmar samt bidrar med kunskaper och erfarenheter till föreningens ledning. Valberedningen ligger direkt under medlemmarna och är därför självständiga från styrelsen. De ska inte ta order från styrelsen utan arbetar, precis som styrelsen, på förtroende från föreningens medlemmar.

När din mandatperiod går mot sitt slut och du vet med dig att du inte kandiderar för en till period är det relevant att förbereda för nästa person på din post. Kanske minns du hur det var när du klev på. Fick du någon överlämning, något du saknade, något du tyckte var bra? Ta med dig det vid överlämningen.  Hur det rent praktiskt går till vid styrelsebyten varierar stort och nedan kommer några tips på hur andra gör!

• Uppsala Akademiska Roddarsällskap höll 2021, med hjälp av återstartsstöd, en teambuilding dag med nya och gamla styrelsen, där man dels gick igenom praktiskt info, om de olika rollerna och skapade en positiv ”vi”-känsla för den nya styrelsen att bygga vidare från.
• Ett bra verktyg för att inte missa information när man skriver testamente är att använda sig av www.spridakunskap.se som hjälper en att reda upp information på ett snyggt och logiskt sätt
• Vissa föreningar har ett gemensamt levande dokument där man skriver ned det absolut grundläggande och mest relevanta som du i din roll gjort och kontakter du haft som den nya styrelsen sedan får ta till sig och fylla på eftersom. Detta ger en även en hastig tillbakablick för den nya styrelsen att förstå föreningens historia.

 

#Success-story

Student Association at the Stockholm School of Economics (SASSE) har en upplärningsvecka då man kommunicerar och samarbetar mycket mellan avgående och nya styrelsen. Veckan efter är en tid då de nya ”inte får/bör” kontakta den gamla styrelsen utan ska försöka lösa saker på egen hand – lite som en praktik. De upplever att detta skapar en känsla av ansvar och en utmaning vilket skapar motivation. Efter praktikveckan så tar man ett slutsamtal för att ta eventuella frågor som uppkommer. Hur kan ni öka motivationen bland era föreningsledare?