För många föreningar är det svårt att skapa engagemang och få medlemmar aktivt delaktiga under föreningens årsmöte. Detta skapar utmaningar i att medlemmar inte alltid känner till det arbete som görs och varför vissa beslut ser ut som de gör. Vi möter Erica Staflund, som nu är ordförande i KTH Simförening och sitter i styrelsen för andra året i rad. Hon beskriver känslan av ett lyckat årsmöte och berättar vad det inneburit för föreningen.

Stämningen var på topp när KTH Simförening bjöd in till årsmöte. Liksom många andra föreningar har de haft svårt att skapa engagemang under föreningens årsmöten och få medlemmar att aktivt delta. Senaste årsmötet valde de att satsa extra för att få deltagande under årsmötet och gjorde det med bravur!

Vad gjorde att du började med Studentidrott?
– Det var faktiskt Karolina och min bror som tillsammans startade föreningen som fick mig att börja. Jag har alltid simmat men hade ett uppehåll innan jag började på KTH, men det är jätteroligt att vara tillbaka.

KTH Simförenings recept på ett lyckat årsmöte
Erica berättar att KTH Simförening under året arbetat med frågan kring hur de kan få medlemmarna att delta på föreningens årsmöte och hur de kan skapa mer engagemang. Detta då de tidigare år endast varit styrelsen och inte ens en handfull medlemmar som deltagit på föreningens årsmöten samtidigt som de varit på distans. Att medlemmarna inte tar chansen att påverka var något som styrelsen ville förändra, speciellt när föreningen vuxit markant under året och nu simmar i en hel bassäng på sex banor.

– Vi träffas mycket oftare nu så vi såg chansen att trycka på lite extra. Vi valde att köra på plats innan träningen när ändå många ska till arenan, och för att locka lite extra fick alla som deltog en bar.

”Kom tidigare till träningen och delta på föreningens årsmöte så får ni en bar”, så marknadsförde och lockade KTH Simförening sina medlemmar till årsmötet. I marknadsföringen tryckte de även på de viktiga punkterna som skulle tas upp under mötet och chansen att som medlem kunna vara med och påverka.

I början av årsmötet var det cirka 8 medlemmar som dök upp, men de dröjde inte länge förens det droppade in flera medlemmar och till slut landade på totalt 20 stycken medlemmar.

– Vi var väldigt tacksamma att så pass många valde att delta och otroligt nöjda med den respons vi fick. Vi var även väldigt glada att medlemmar vågade ställa frågor och lyfta tankar kring de olika delarna.

För oss var det verkligen ett guldläge att ha årsmötet innan eller i anslutning till en träning och vi är otroligt tacksamma för alla som bidrog och engagerade sig under mötet.

Stående årsmöte i badhusets entré – en succé!
Årsmötet hölls i badhusets entré och eftersom det endast är KTH Simförening som är på plats i badhuset vid just den tiden på kvällen, kunde föreningen hålla årsmötet ostört. Eftersom de befann sig i entrén innebar det ett stående årsmöte, vilket visade sig bidra positivt till mötet då alla blev mer avslappnade.

– De fick stå och luta sig mot väggarna lite utspritt och det kändes som att det lättade upp stämningen. I vanliga fall är det väldigt uppstyrt och man sitter uppstolpat på ett och annat sätt, men nu blev det väldigt formellt men ändå avslappnat. Medlemmarna vågade ställa frågor och ifrågasätta det som togs upp, vilket även gav oss chansen att förklara.

Vi fick många frågor som – Hur förklarar ni det här? Varför gjorde ni så? Varför ska vi ha både deltagaravgift och medlemsavgift? Vad är de faktiska kostnaderna och vad står de för?

Många av frågorna handlade om träningar, årsplanering och tillgång till tränare och där det som lyser igenom handlar om att många vill ha mer. Nu fick de ta del av vart utmaningarna ligger och vad det är som gör att vissa delar är begränsade.

– Vi fick många bra och konkreta frågor och det kändes som att många hade läst igenom våra handlingar inför mötet. Vi vet inte om vi i år hade ett bra gäng eller om det var vårt påtryckande i våra kanaler och på träningar om att alla skulle läsa handlingarna inför mötet som bidrog.

Nästa steg för föreningen är att lösa tillgång till handlingar och presentationen av handlingarna på plats. Denna gång fick alla använde sig av sina egna telefoner för att följa och se handlingarna. Erica ser dock att de hittat många nycklar i att göra årsmötet till något attraktivt och nyttigt för föreningen.

Har du några tips till andra som ska arrangera sitt årsmöte?
– Tänk på att arrangera det så att så många som möjligt enkelt kan delta. Se till att marknadsföra det ordentligt, både i era kanaler och på träningar. Sen tror jag starkt på att locka med något!

Var tydliga på plats och hjälp till att verkligen bjuda in till frågor.

I vår arrangerar föreningen Student-SM
Nu är det fullt fokus på årets Student-SM i simning, där föreningen lagt mycket krut på att samordna alla delar. Erica säger att det ska bli riktigt roligt när det väl går av stapeln i vår och ser fram emot att träffa alla på plats.

– Det kommer studenter från olika universitet, vilket är kul då man får chansen att träffa gamla vänner man tränat med tidigare. Det ska också bli kul att se vem som tar hem vandringspokalen detta år. Vi avslutar med en gemensam fest på kvällen och det är ju alltid roligt!

Det är extra kul med ett Student-SM för dom som deltar är allt från de som simmat något år till de som är elit och till de som vill delta för att ha kul och såklart ge järnet!

Medlemsdagar för att lära känna varandra bättre
Efter Student-SM jobbar KTH Simförening vidare med vårens medlemsdag, där fokus är på att lära känna varandra bättre även utanför simhallen.

– Dessa dagar bidrar till att man får ansikten på alla namn i gruppen. Eftersom man inte alltid är på samma bana träffar man inte alla lika mycket. Dagarna bidrar till en betydligt större gemenskap och har blivit en väldigt uppskattad tradition.