Under pandemin har föreningar och organisationer fått digitalisera sin verksamhet, bland annat genom årsmöten som flyttat från det fysiska rummet till det digitala. Sara Vikström Olsson och Simon Ahlström studerar båda på Malmö universitet och gör nu en kandidatuppsats med fokus på hur föreningsdemokratin påverkas av digitaliseringen. ”De spontana samtalen, gruppdiskussioner och det som man lättare kan initiera i fysiska årsmöten har tagit stora skada av att flytta över till digitala plattformar.”, säger Simon Åhlström.

Att anpassa sig till pandemin har blivit vardag där vissa saker fungerar bättre och andra sämre i det digitala rummet. Att arbeta hemifrån och arrangera sina möten digitalt är något som många finner positivt. Det är dock inte alltid enkelt och anpassningen till digitala årsmöten har varit en stor omväxling. Sara Vikström Olsson och Simon Åhlström studerar produktionsledare media respektive medieproduktion och processdesign. Med olika bakgrunder i organisation- och föreningsliv har de fattat intresse för frågan om vad som händer i framtiden om man skulle ha digitala val samt vad det får för effekter.

– Innan jag börja studera hade jag en ganska lång bakgrund inom föreningslivet där jag har engagerat mig ideellt och jobbat för ideella organisationer, både som förtroendevald och anställd. Jag hade ett intresse i ämnet sedan innan och även om jag inte är aktiv i ett förtroendeuppdrag nu så är jag med i olika nätverk och har följt den här processen där hela föreningslivet fått ställa om, säger Sara.

Simon fortsätter:

– Jag kommer inte alls från en lika organiserad bakgrund i föreningslivet. Jag har en musikerbakgrund men jag har inte varit särskild organiserad. Men jag har snarare haft en stark vurm för folkrörelsetraditionen i Sverige. Så jag tyckte att det här var en väldigt spännande studie att göra och därför hakade jag på Sara. Jag tyckte att det kändes väldigt relevant just nu i tiden.

Vilka specifika frågor är det ni ställer er i studien?

– Vår studie utgår ifrån frågeställningen ”hur påverkas förutsättningarna för demokratiskt deltagande under ett digitalt årsmöte jämfört med ett fysiskt årsmöte i hela föreningen?”. Vi har valt att inte avgränsa oss utan titta på alla olika typer av verksamheter och organisationer. Vi har haft två urvalsgrupper så att vi har intervjuat personer som har varit en del av årsmötespresidiet på både fysiska och digitala årsmöten. Dessa personer har en stor erfarenhet från allt mellan 10-50 årsmöten, säger Sara och fortsätter:

– Där har vi velat få en bild där man kan jämföra mellan föreningar och organisationer. I enkäten har vi riktat oss till styrelseledamöter och kanslipersonal som har varit med och arrangerat digitala årsmöten.

Kandidatuppsatsen börjar nu närma sig en färdig rapport och just nu analyseras materialet där de ser flera mönster.

– Vi ser inga tydliga kopplingar på föreningstyper, men vi har inte heller fokuserat på att leta efter just den datan. Tydligaste skillnaderna är när man pratar storlek på mötet. Vi har märkt att om man är en liten förening så blir det ganska lätt att hantera de här digitala verktygen. Då räcker det kanske med att öppna zoom eller teams och man sitter cirka fem personer. Man kan rösta om man räcker upp handen och alla känner alla. Man kan mer eller mindre fortlöpa årsmötet på samma sätt som tidigare men i en annan typ av kanal, säger Simon.

När deltagarantalet närmar sig 50–100 person börjar förberedelserna bli avsevärt mycket viktigare. De ser att det strukturella till och med blir viktigare än vid ett fysiskt årsmöte med samma mängd deltagare.

– Man kan säga att det finns ett till lager på det. Det vill säga årsmötets karaktär. Förväntas det bli mycket diskussioner, konflikter, något som ska tas upp, jämfört med ett möte som bara är för formalitetens skull då ställs det olika krav på kommunikationen. Då kan det finnas begränsningar i de digitala verktygen och det är viktigare att du tänkt till vilka verktyg som används, säger Sara.  

”Det sociala har tagit stor skada”

Något som också är tydligt är den kommunikativa och sociala aspekten av årsmöten som har tagit stor skada. Där har det hittills inte arbetats fram en bra lösning.

– Vi märkte definitivt att de här spontana samtalen, gruppdiskussioner och det som man lättare kan initiera i fysiska årsmöten har tagits stora skada av att flytta över till digitala plattformar. Digitalt så blir det styltigt när flera försöker prata i mun på varandra, det i förläningen kan skapa ett hinder att folk inte säger något alls då man inte vet när man ska flika in och prata. Det var spännande för oss för vi såg vikten av de här informella samtalen som nödvändigtvis inte sker på själva möte, säger Simon och fortsätter:

– På ett fysiskt möte kanske man gå i kaffepausen och prata med någon annan deltagare. Den möjligheten finns inte digitalt. Det är ingen som riktigt har hittat något bra sätt att lösa de här samtalen digitalt. Break out rooms kan man använda men även de är väldigt strukturella. Det är någonting med det här spontana som inte riktigt översätts till det digitala.

Digitala årsmöten förknippas kanske ofta med mycket teknik och i vissa fall program eller annan mjukvara som man måste lära sig. Men det är inte nödvändigtvis tekniken i sig som avgör de demokratiska förutsättningarna.

– När det kommer till själva mötet och de demokratiska förutsättningarna för årsmötet så ser vi att det inte är tekniken som avgör det. Nu ligger mycket i förberedelserna inför årsmötet, det är där det viktigaste demokratiarbetet ligger men att graden förberedelser höjs något i det digitala än i det fysiska. Till exempel att man måste förbereda kommunikation mellan deltagare, att man inte kan ändra schema på plats. Har man inte förberett sig så mycket kan konsekvenserna bli värre digitalt för demokratin. Huruvida det har att göra med ovanan att arrangera digitala årsmöten kan vi inte säga än eftersom de flesta bara har haft ett årsmöte än så länge, säger Sara.

Att arrangera digitala årsmöten har, trots att det är nytt för de allra flesta, inte behövt betyda något negativt. Att ersätta det sociala är svårt och förberedelserna är extra viktiga. Men det har också tvingat föreningar och organisationer att rubba sina annars fasta rutiner.

– Något som har nämnts som något väldigt positivt är att man inte kan köra på rutin i det digitala. Om det är en gammal organisation kan rutiner och interna bestämmelser ha sträckts sig långt tillbaka i tiden. Nu har man har tvingats se över rutiner kring årsmötet och därmed så har vissa demokratiska aspekter identifierats, säger Sara och fortsätter:

– En annan intressant grej som vi ser både i enkäterna och intervjuerna är att man nu tillåter nya grupper att delta som kanske inte deltagit i årsmöten tidigare. Men sedan när man tittar på det faktiskt deltagarantalet så har det varit ganska oförändrat. Man kanske anmäler sig men alla dyker inte upp. Här kan det dock skilja sig mellan vissa organisationstyper och i teorin har kanske fler möjligheter att delta men det är inte där engagemanget ligger.

Trots att det ännu är några veckor kvar tills rapporten är helt fullständig kan de alltså nu se flera mönster. Det är många goda insikter och något som de vill trycka på är man trots digitalt arrangemang inte ska låta tekniken styra årsmötet för mycket.

– Ett genomgående tema är att det ibland kan bli lite för mycket fokus på tekniken inför möten. Du använder zoom på det här sättet och du röstar i det här verktyget på det här sättet. Man glömmer lite bort i att utbilda i det demokratiska och vad den enskilde rollen är i mötet. Man måste balansera tekniken med grundkunskapen som deltagaren måste ha för att delta i möte i stället för att låta tekniken forma mötet, säger Simon.

Sara fyller i och avslutar.

– Det syns jättetydligt vilka som låtit mötet forma tekniken i stället för tvärtom. Det är också de som haft bra årsmöten där alla har haft lika möjligheter att komma till tals, delta och genomföra sin roll.