Från småskalig förening till en välfungerande organisation – Lunds Akademiska Cheerleadingförening inspirerar genom sitt arbete med att skapa en god föreningsgrund med nya policyer och riktlinjer inom föreningen. Vi möter ordförande Julia Martinez och Louise Rehme som är före detta ordförande. Tillsammans har de arbetat med att etablera en tydligare grundstruktur inom föreningen och tagit fram policyer som ska göra arbetet i föreningen lättare. Deras mål är att skapa långsiktig stabilitet och smidiga överlämningar.

Louise berättar om tidigare erfarenheter och värdet av tydliga policyer som vägledning för beslutsfattande inom föreningen. Hon betonar att en gemensam grund att luta sig mot är avgörande för att kunna motivera beslut och undvika oklarheter. Genom sitt arbete med riktlinjerna vill de säkerställa att Lunds Akademiska Cheerleadingförening fortsätter blomstra även efter deras tid som aktiva medlemmar.

– Jag tänkte att det skulle vara bra att styra upp dessa delar då man vill lämna efter sig en förening som fungerar och skapa förutsättningar för den att utvecklas ytterligare. I år har vi haft tur med de som sökt och däribland Julia som i stort sett varit med sedan resans start. Men att vi skulle ha lika mycket tur även i framtiden är något vi endast kan hoppas på.

Föreningslivet inom Studentidrotten innebär ofta att styrelsen byts ut varje år, vilket kan innebära stora utmaningar när det gäller överlämningar och kontinuitet. Samtidigt möjliggör det att vi kan undvika gamla mönster och istället kan ge utrymme för nya idéer och innovation. Men för att det ska fungera krävs en stadig grund och bevarandet av kunskap vid överlämningar.

Att få en kontinuitet blir jätteviktigt och det är kul om man kan påverka och göra det lättare med föreningsarbetet även i framtiden. Det är kul att veta att det arbete man lagt ner fortsätter samtidigt som de kan ge förutsättningar till vidare utveckling.

Hur har arbetet bakom de nya riktlinjerna sett ut?
– Det svåraste var att verkligen komma igång och veta vad man ville ha. Därför startade vi med en brainstorming där vi diskuterade olika utmaningar och frågor som uppstått. Vårt mål var att definiera tydliga riktlinjer och regler för att underlätta arbetet för medlemmar, ledare och förtroendevalda. Exempelvis har vi nu en policy för GDPR och en policy för coacher, där exempelvis valet av coach måste ske under ett protokollfört möte där motivering av valet och antalet sökande dokumenteras.

De berättar att det även handlat om valberedningen som ska kunna arbeta effektivt utan styrelsens hjälp. De ska kunna hitta svar och riktlinjer för deras arbete i policyn och därmed säkerställa processen vid valet av en ny styrelse. Rekrytering är också något de lyfter fram som en stor del i arbetet då föreningen ska undvika att vänner går före, och att uttagning sker på lika villkor.

Vi har nu även skapat stödmedlemskap med tillhörande policy som klargör vad som gäller för de som är stödmedlemmar. Detta är ett sätt för föreningen att få in extra pengar.

Vad har medlemmarna haft för möjlighet att påverka riktlinjerna?
– Det kommer hållas en informationsträff innan vårt årsmöte kring föreningens nya policyer där man kommer kunna ställa frågor och ge förslag på ändringar. Riktlinjerna kommer sedan finnas tillgängligt för alla medlemmar att kunna ta del av i efterhand.

Ni har även en seniorkommitté, vad innebär det?
– Seniorkommittén består av tidigare styrelsemedlemmarna Louise Rehme, Fabian Fond och Frida Lindén och de har spelat en stor roll i att stötta och avlasta oss i den nuvarande styrelsen. Genom att vara ett bollplank och erbjuda sitt stöd har de bidragit till en smidig övergång mellan styrelserna och hjälpt oss i utvecklandet av föreningen.

De har lite sina egna uppgifter som seniorkommitté. I år har uppgifterna bland annat bestått av de nya riktlinjerna. Men det är skönt att vi alltid har tillgång till ett bollplank och möjligheten att få råd kring olika saker och på så sätt bibehålla kunskapen inom föreningen

Julia och Louise berättar att seniorkommittén bidrar till att sprida ut och bibehålla kunskap inom föreningen. Kommittén innebär ett bollplank och i vissa fall avlastning för nuvarande styrelse. De hoppas även att det ska kunna bidra till att sänka tröskeln och få fler att våga söka till styrelsen.

Att kunna sträcka ut en hjälpande hand till föreningen även efter att man har lämnat styrelsen är en bra känsla och ger en möjlighet att fortsätta påverka och bidra till föreningens framgång.

Att arbeta med en bra och tydlig överlämning är viktigt för Lunds Akademiska Cheerleadingförening och utöver de nya policyer som skapats och närheten till seniorkommittén arbetar föreningen även flitigt med något de kallar ”testamente”.

– Det är en form av loggbok som lämnas över från den som avgår från sin post i styrelsen. Där finns viktiga delar som ingår i rollen och viktiga saker som personen arbetat med under året. Det innebär att du som ny lätt kan hitta svar på frågor genom att se hur man gjort tidigare år. Om vi skulle tipsa en annan förening så är det verkligen att skriva loggbok!

 

Lunds Akademiska Cheerleadingförenings tips för en bättre överlämning

Testamente (loggbok) – det har hjälpts oss så mycket!

Initieringsfest – nollning för att lära känna varandra bättre inom styrelsen och få en bra kontakt med tidigare styrelse.

Policyer som underlättar i beslutsfattande och visar vägen i viktiga frågor.

Seniorkommitté – det är både roligt och givande för såväl nya som gamla styrelsen.

 

Behöver din förening hjälp och stöttning i arbetet med era riktlinjer? Kontakta SAIF:s föreningskonsulenter så hjälper vi er!