Ellinor, Anton och Marcus var en del av projektgruppen som i höstas var med och arrangerade Student-SM i futsal som i vanlig ordning ägde rum i Göteborg. Alla tre studerar olika program på Chalmers men deras vägar möttes genom den gemensamma fotbollsföreningen GSIF, där de alla är aktiva i föreningens dam- och herrlag. De berättar hur kul det varit att lära känna varandra och arbeta med evenemanget samtidigt som de lärt sig otroligt mycket.
Vad gjorde att ni valde att engagera er?
Marcus berättar att det inte var något att fundera över, han kände helt enkelt att det var hans tur att hjälpa till.
Det var roligare än vad jag väntade mig att vara en del av gruppen och att kunna bidra till ett lyckat event.
Anton å sin sida berättar att han kom in sist i projektgruppen efter ett avhopp.
Jag ville engagera mig i något parallellt med skolan. Både för att det är kul men också för att det är en bra erfarenhet inför framtiden att få jobba praktiskt tillsammans med andra.
Även Ellinor betonar att hon tycker det är roligt att kunna hjälpa till och bidra till evenemanget. Som tidigare styrelseledamot berättar Ellinor att Student-SM i futsal är föreningens största event och inkomstkälla.
Futsal-SM är ett evenemang där vi hjälps åt inom föreningen.
Föreningen GSIF (Göteborgs studenters idrottsförening) har ca 70 medlemmar och består av ett damlag och ett herrlag. Denna Student-SM-arrangemang är som sagt föreningens största inkomstkälla. Därav är det av stor vikt att alla hjälps åt. För medlemmarna i GSIF innebär detta att samtliga medlemmar är medvetna om att SM-helgen är något var och en bör hjälpa till med. Alla i föreningen blir tilldelade olika uppgifter och pass under helgen. Ansvaret för att uppgiften blir gjord ligger på den enskilde medlemmen.
Kan man till exempel inte ta det pass man blivit tilldelad får man byta pass eller hitta en ersättare. Detta är en del av förutsättningarna för turneringen. För den som inte gör sin del och hjälper till har vi en form av böter man får betala till lagkassan.
Detta menar projektgruppen bidrar till att man går ihop inom föreningen och gör satsningen tillsammans. Projektgruppen lyfter att de inför nästa år satsar på att få ut arbetsschemat i god tid så att medlemmar har tid att förbereda sig och därmed kommer de kunna stärka upp bemanningen under helgen.
Vad har varit viktigt för er för att skapa ett bra arrangemang?
Det var viktigt för oss att få till ett bra gruppspel med vila mellan matcherna och tid för att ha kul tillsammans med lagen.
För att ge evenemanget så bra förutsättningar som möjlig har vi tagit hjälp av tidigare erfarenheter och upplevelser kring vad som varit uppskattat och inte.
Något projektgruppen återkom till var att det är viktigt att även de själva hade kul längs vägen. Gruppen beskriver också hur de försökt få en större geografisk spridning. I stället för att lämna allt helt åt slumpen har de försökt få en jämn fördelning där ungefär lika många kommer från andra städer som från Göteborg.
Som deltagare vill man gärna få chans att möta de lag man annars aldrig hade mött. Vi fick positiv respons kring att vi satsade på detta och blandade upp grupperna.
Hur stor roll har evenemangen utanför futsal-planen spelat för er?
Det finns alltid saker att hitta på i en större stad men de var tydligt att det fanns en vilja och ett intresse av att träffa varandra, få utbyte mellan föreningarna och lära känna varandra mer utanför planen.
Vi upplevde att det var flera lag som uppskattade våra arrangerade kvällar där det gavs möjlighet för föreningarna att lära känna varandra. Samtidigt var det skönt för oss i projektgruppen att kunna slappna av och ha lite gött häng efter intensiva dagar.
Under de arrangerade kvällarna uppe på Chalmers bjöd projektgruppen in till Shuffleboard och dart, där de som ville kunde beställa mat i restaurangen precis intill. Projektgruppen beskriver att det var skönt att kunna samordna lite innan men att det blev rätt självgående på plats där mat och allt fanns i närheten för den som ville ha.
Vilka utmaningar ser ni i att arrangera denna form av mästerskap?
Ellinor lyfter de att det finns utmaningar i att hitta en balans där en del av lagen som kommer är där för att vinna och en del endast är där som en rolig grej. Hon menar att det kan vara väldigt stor spridning mellan lagen och att det ibland är svårt att anpassa så att det passar alla. Trots det verkade deltagarna varit nöjda med helgen som helhet.
Vidare ser de en utmaning i att de vill att evenemanget ska växa samtidigt som det är en utmaning att få fler att vara engagerade.
Vi behöver ha fler funktionärer på plats för att kunna fylla alla arbetspass. Detta var något vi identifierade i år. Det var inte alltid lätt att fylla alla luckor. Samtidigt är vi som arrangerar även med och spelar SM. Vi brinner för fotbollen och vill kunna vara en del av mästerskapet.
Hur mycket tid har ni som grupp lagt ner?
Vi har lagt ner olika mycket tid i olika perioder, beroende på roll. Det har varit som mest intensivt för alla de tre sista veckorna innan mästerskapet. De flesta uppgifterna har inte varit stressiga. Den största stressen har legat i att få ihop tillräckligt med lag.
Projektgruppen har hjälpts åt mycket sinsemellan, även om var och en haft sitt ansvarsområde. Under sista veckorna inför evenemanget hade projektgruppen tighta avstämningar och uppföljningar vilket detta ledde till att ansvarsfördelningen förtydligades.
Vad tar ni med er från att ha arrangerat ett Student-SM?
Projektgruppen lyfter att de lärt sig en hel del som de kommer ha användning av framöver. Något de poängterar är vikten av att kunna släppa kontrollbehovet.
Även om man vill vara med på alla delar så kan man inte vara fullt insatt i allt. Våga släppa kontrollbehovet och inse att det är okej att någon annan har ansvaret och lita på att den eller dem löser det, det finns mycket man lärt sig som man kommer ha nytta av framåt även i arbetslivet.
Gruppen spinner vidare på spåret kring att släppa på kontrollen för att slippa stressa upp sig i onödan.
Det är okej att vissa smågrejer löser sig på plats. Bara man har en bra bas och grund så behöver inte varje minsta detalj vara planerad.
En annan viktig aspekt gruppen lyfter är att ha en tydlig ansvarsfördelning där var och en vet vad som förväntas av en.
Det är viktigt att veta vem man ska gå till kring vilka frågor och en tydlighet kring vem som bär ansvaret.
Slutligen lyfter gruppen vikten av att ha god framförhållning.
Var ute i god tid med marknadsföring. Sätt inte sista anmälningsdag för nära inpå, då det blir mer jobb än vad man tror i att sammanställa alla anmälningar, listor och boende så att allt klaffar.
Har ni några tips till andra som vill arrangera en tävling eller turnering?
Projektgruppen slår ett slag för att starta i gång arbetet med någon form av kickoff eller teambuilding. De tror att arbetet hade varit betydligt effektivare och bättre redan från start om de hade känt varandra lite bättre.
Vi lärde känna varandra under arbetets gång. Att få en känsla redan från start att man har kul tillsammans och arbetar som ett team gör jättemycket för både gruppdynamiken och arbetet
Marcus betonar vikten av att börja i god tid för att få ännu bättre förutsättningar att göra ett bra jobb.
De bestämde tidigt att de inte ville ha någon projektledare utan att de skulle hjälpas åt men med facit i hand vill de ändå lyfta att det skulle ha underlättat och effektiviserat mycket om de hade haft någon som var ansvarig för det övergripande.
Till sist vill de tipsa om att satsa på en bra överlämning för att skapa förutsättningar till de som kommer efter att få en bra start på arbetet.
Vad är nästa steg nu efter att mästerskapet är avslutat?
Det första steget inför att de ska tillsätta en ny projektgrupp är att börja med en utvärdering där de sammanfattar arbetet. Parallellt ska de försöka lösa vissa saker de haft problem med, till exempel mailen som krånglat. Med detta som utgångspunkt kommer gruppen arbeta för att skapa en bra överlämning tillsammans med den nya projektgruppen. Det är även några från nuvarande projektgrupp som uttrycker ett intresse att eventuellt hjälpa till även nästa år för att få kontinuitet och chans att utveckla arbetet.
