I maj gick Student-SM i ridsport av stapeln. Efter år av pandemirestriktioner satsade projektgruppen på att ta tillbaka gamla traditioner. Genom blod, svett och tårar lyckades de anordna ett väldigt uppskattat SM. Läs intervjun med projektledare Miranda Frestadius som berättar om (den inte alltid så spikraka) vägen till ett lyckat SM-arrangemang. 

Miranda var ordförande i Uppsala Akademiska Ridklubb under 2021. Nu är hon inne på sitt tredje år som aktiv inom studentidrotten och har genom åren skaffat sig en del erfarenhet av att arrangera och delta i Student-SM. Både 2020 och 2021 var Miranda med och tävlade i dressyr. Första året kom hon på sjunde plats individuellt och laget kom på andra plats. Året därpå kom hon på andra plats individuellt och dressyrlaget vann. I år både tävlade och arrangerade Miranda Student-SM. 

– Det gick lite sämre för mig i tävlingen i år, jag hade mycket att stå i med arrangemanget runt omkring, säger Miranda och skrattar.  

 Miranda, hur kom det sig att du ville vara med och arrangera SM i år? 

– Eftersom jag tävlat förut var jag sugen på att dra i det själv nu. Under pandemin har det varit speciella omständigheter, så vi ville ta tillbaka gamla traditioner och anordna ett SM som inte främst präglades av Corona. 

Hur var det att arrangera Student-SM i ridsport?  

– Det var jättekul och jag var väldigt nervös och pirrig över hur det skulle gå. Men det gick verkligen över förväntan! Alla har varit väldigt nöjda med hur det blev och det rullade på bättre än jag hade förväntat mig.  

Hur visste ni vad som krävdes för att arrangera ett SM? 

– Det fanns en del nedskrivet från förra årets projektgrupp. Vi fick tillgång till deras dokument och vi fick en del hjälp av dom. Vi fick till exempel ta del av deras budget där vi kunde se hur dom gjort med sponsorer. Det gjorde att vi hade något att luta oss mot. Vi tog hjälp av varandra. Det var skönt att känna att man inte var ensam.  Sen kände jag att min erfarenhet som deltagare var till hjälp. Eftersom jag varit med flera år tidigare hade jag vissa idéer och förväntningar kring hur jag ville ha arrangemanget.  

Hur mycket tid har projektgruppen lagt ner på arbetet?   

– Lite olika mycket under årets gång. Vi påbörjade planeringen i december och drog igång mer aktivt i januari. Inom projektgruppen delade vi upp oss och hade egna ”action-points”, så det var några timmars jobb till varje möte. Vi hade möten ca en gång i månaden i början och ca varannan vecka närmre inpå evenemanget. Under våra möten gick vi igenom vad vi gjort och vägen framåt. 

I sin roll som projektledare hade Miranda även kontakt med projektgrupperna mellan mötena. Miranda berättar att det blev ganska många timmars jobb veckan innan evenemanget. Detta hade hon förutsett och förberett sig på och därför avsatt nästan hela veckan för Student-SM.  

– Jag visste att det skulle bli mycket där på sluttampen. Arbetsbördan med SM var inget heltidsjobb men några timmar i veckan fick vi avsätta. Vi bestämde att man fick hjälpa till så mycket man kunde, det var inget tvång eller krav på hur mycket tid man var tvungen att lägga ner. 

Många studenter kan uppleva en stress över att hinna med och få ihop allt vad studentlivet kan innebära med studier, extrajobb, idrott, ideellt engagemang och fritid. Hur har ni hanterat era andra åtaganden under arbetet med SM? 

– Det tar mycket av fritiden så man får vara beredd att prioritera. Under vårterminen innebar mina studier oftast praktik mellan kl 08:00–16:00. Utöver praktiken har jag planerat min övriga tid och jag tycker att det gått bra att hitta en balans. Vissa dagar har såklart varit stressiga och det blev några sena nätter, men det var inte så farligt. Jag tror att nyckeln är att planera och disponera sin tid och det tror jag att vi tjejer generellt sett är ganska bra på. 

Hur hittade ni sponsorer?  

– Sponsorgruppen fick tillgång till föregående projektgrupps spons-lista. Vi gick väldigt brett och sponsorgruppen var superduktiga på att tänka ut idéer och på att hitta företag, dom lyckades få in en del nya sponsorer utöver dom stående sponsorer som brukar sponsra Student-SM i ridsport. Vi har listat vilka som kan och vill sponsra och vilka som sagt blankt nej. Den listan skickar vi vidare till nästa års arrangör. 

Vad har ni lärt er av att arrangera ett student-SM?

– Vi har lärt oss hur det är att få ett stort evenemang att gå ihop. Jag har lärt mig att ha överseende med en del saker där jag själv inte är den som styr allt och att våga lita på att andra gör sin del. Jag är en person som ofta hellre gör saker själv, men jag hade en fantastisk projektgrupp som gjorde det lätt för mig. Vi hade bra sammanhållning och litade på varandra. Vi jobbade mycket på gemenskapen och att det skulle vara kul och att vi skulle dra åt samma håll, och det märktes på slutprodukten. 

Något annat projektgruppen lärt sig och gärna delar med sig av är att precis allting tar tid. Även ”småsaker” som att skriva mail och att reka o.s.v. tar tid. Detta är något Miranda säger att en projektgrupp bör ta höjd för i sin planering.  

 Har ni några generella tips till andra SM-arrangörer?  

– Vi har massor av tips!

• Ha kul. Ett första tips är att det är viktigt att ha kul. Att arrangera ett SM är något man gör för sin egen skull också. Det är lika mycket för arrangörerna som för deltagare och publik.  
• Gemenskap. Att skapa gemenskap vinner man mycket på. Vi hade en facebook-grupp för alla typer av frågor och funderingar med högt i tak. Detta resulterade i ett community där alla kunde svara på frågor, stötta varandra och ha en öppen dialog med varandra.  
• Täta kontakter. Ett tips inom processledning är att ha täta kontakter med ansvarsgrupperna med ”bullet points” över vad som ska göras till nästa möte. Jag hörde av mig till alla grupper inför mötena och följde gruppernas process.
• Samla alla dokument. För strukturens skull är ett tips att ha ett ställe att samla alla dokument. Vi hade Google-drive där alla fick egna mappar och alla kunde se varandras. Det skapade även transparens och insyn. 
• God stämning. Har man en bra stämning löser sig det mesta, det ger mycket till egna gruppen. Jag försöker vara positiv själv som person och då tror jag att andra också blir det.
• Planera arbetet. Börja i tid och planera upp arbetet.  

Var det något som var särskilt utmanande?  

– En sak som är specifikt för ridsporten och som var en stor utmaning var att vi hade väldigt svårt att få dit hästar.  

Miranda berättar att dom lånade in hästar från privatpersoner och ridskolor. Projektgruppen hade fått ihop tillräckligt många hästar och allt var frid och fröjd. Men bara veckan innan evenemanget hoppade tre viktiga hästar av på grund av halt. 

– Vi hade en plan b, men vissa hästar funkar inte riktigt för det upplägget vi har med stegrande svårighetsgrad. Vi hade reservhästar men de var från ridskolan och dom fick bara gå grundomgången så vi kunde inte stoppa in reservhästarna på den högre nivån. Vi skulle samlat ihop fler reservhästar från början, men det är inte jättekul att vara reservhäst och vara jour en hel dag så de är inte helt lätt att få tag i. 

Med väldigt lite tid kvar till evenemanget och tre hästar kort blev det en hektisk sista vecka för Miranda och projektgruppen. 

– Vid ett tillfälle ringde jag mamma och grät, berättar Miranda. 

Efter en storstilad insats av projektgruppen löste sig allt till slut. 

 – Jag hörde av mig via Facebook till andra ridförbund. Jag tror att hästmänniskor antingen planerar jättelångt i förväg eller är spontana. Vi hittade en ny grupp som var spontana i sista minuten. Det var en pers men det löste sig väldigt bra och vi hade hästar över till slut.  

 Vad var roligast?  

– Det bästa var att alla var där och hade trevligt. Vår förening värdesätter gemenskap och att ha kul. Själva tävlingen är inte huvudfokus. Visst är goda tävlingsresultat kul men glädjen i att se att andra föreningar uppskattar och tycker det är kul är största drivkraften. 

Miranda berättar att hon i slutet av helgen verkligen kunde njuta fullt ut av evenemanget. 

– På söndagen släppte all stress när jag märkte att allt flöt på och då kunde jag verkligen njuta.  

Tror du att du kommer ha nytta av att ha arrangerat ett SM i framtiden?  

– Ja absolut. Jag har engagerat mig ideellt tidigare men jag har inte varit den som själv anordnat och det var coolt att se den sidan också. Jag har fått en helt annan tacksamhet och ödmjukhet inför de som fixar och roddar med allt. Jag kommer definitivt bli mer en sådan som ställer upp och hjälper till med saker för jag känner att jag klarar allt nu! Jag tror att denna erfarenhet kommer hjälpa mig i arbetslivet också. Framför allt tror jag denna erfarenhet är jättebra i en chefsroll då det är jätteviktigt hur man kommunicerar på ett sätt som håller alla nöjda och glada och får det att funka i en arbetsgrupp. 

 Tips till någon som är nyfiken på att anordna ett student-SM?  

– Bara gör det! Är ni en grupp taggade personer så kolla upp om ni vet någon som gjort eller varit med innan som ni kan bolla med, sen kör bara! Jag tror det mesta löser sig med god stämning och lite jävlar anamma.