Februari och mars är de månader på året när många studentidrottsföreningar har årets möte för medlemmarna = föreningens årsmöte. För många styrelser är det första gången man ansvarar för årsmötet och vi har därför samlat goda idéer och tips för ett lyckat och bra årsmöte. Som bonus får ni en mall för dagordning för årsmötet och några tips för att göra mötet lockande och välbesökt!
Först, vad händer på ett årsmöte?
Årsmötet är medlemmarnas möte. Då ska den sittande styrelsen berätta vad som hänt det senaste året och redovisa hur föreningens pengar har använts. Om medlemmar är nöjda med styrelsens arbete får styrelsen ansvarsfrihet. Sen ska en ny styrelse väljas och de ska ansvara för den budget och verksamhetsplan som årsmötet beslutar om. Medlemsavgiften i föreningen ska också bestämmas på årsmötet. Om en medlem har lämnat in ett förslag till årsmötet (så kallad motion) ska förslaget diskuteras och beslutas på mötet och om styrelsen har lämnat ett förslag till årsmötet (så kallad proposition) ska det förslaget diskuteras och beslutas.
Styrelsens arbete inför årsmötet
- Läs föreningens stadgar
I föreningens stadgar står mycket praktiskt som rör årsmötet: när ska kallelsen/inbjudan till mötet skickas ut, när mötet senast ska genomföras, vad som ska tas upp på mötet och hur många personer som ska väljas till föreningens styrelse är några exempel. Börja med att läsa vad som står i föreningens stadgar när ni ska planera årsmötet. - Skriv ihop verksamhetsberättelse och årsredovisning
Styrelsen ansvarar för att skriva ihop en verksamhetsberättelse om vad som har hänt under det senaste året. Kassören behöver på samma sätt berätta vad föreningens pengar använts till, årsredovisning. Om föreningen har revisorer ska de titta på kassörens redovisning och godkänna den samt skriva en revisionsberättelse till årsmötet. Dessa handlingarna ska skickas till medlemmarna innan mötet, titta i föreningens stadgar när. - Skicka ut kallelsen till mötet till alla medlemmar
Alla medlemmar måste, enligt Riksidrottsförbundets stadgemall för idrottsföreningar, minst tre veckor före mötet få veta när och var möte kommer att vara, annars är mötet inte giltigt. Har ni inte idrottens normalstadgar kan det stå något annat än tre veckor i era stadgar. I kallelsen till mötet ska dagordningen för mötet också finnas med. Ofta är det många långa och konstiga ord i en årsmöteskallelse och för att istället fånga medlemmarnas uppmärksamhet med saker som direkt anknyter till dem, kan ha stor effekt! Som kallelserubrik kan man skriva något som ”Föreningen har xxxxx kr i år, vad ska vi göra med dem?” eller ”Vill du att din kompis ska börja träna med oss?” eller ”Är spökboll årets nya idrott – det är du som bestämmer!” Detta följs av kort, enkel uppmaning att komma till platsen för mötet vid rätt tid för att vara med och bestämma om detta. Sedan kan dagordning och annan information komma men då har man redan fångat medlemmens uppmärksamhet.
Fyra sätt att locka medlemmarna till årets möte
Det finns flera sätt att göra årsmötet till en
samlingsplats i föreningen. Här kommer några tips:
- Gå ut med datum, tid och plats för mötet i god tid. I t.ex. sociala kanaler, via mejl, kanske affischer på skolan och låt framförallt föreningens ledare berätta vid träningarna att det snart är årsmöte i föreningen.
- Bjud på lunch, fika eller middag i anslutning till mötet (skriv i inbjudan vad ni bjuder på). Äta behöver alla och att äta tillsammans ökar gemenskapen.
- Avsluta årsmötet med en bra föreläsare som pratar om något som berör era medlemmar.
- Lägg årsmötet i anslutning till en populär träning som många medlemmar brukar delta vid.
Mall för dagordning
I föreningens stadgar finns det oftast en lista med punkter som ska tas upp på årsmötet, dagordningen. Om denna lista saknas kan denna föredragningslista användas. Där finns även en kort ordlista till dagordningen (som ni kan klippa bort vid utskick av dagordningen.
Lycka till med årets möte i din förening!
Och kom ihåg att säga till den nya styrelsen att de på direkten ska boka ett SAIF-intromöte med vår föreningskonsulent. Då får de snabbt koll på svensk studentidrott, LOK-stöd, IdrottOnline, Student-SM och annat kul som händer inom studentidrotten.